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Editor Vorlage 'Verteilerliste(n)' für Besprechungsprotokoll

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Mit dem Editor 'Verteilerliste(n)' passen Sie das Aussehen und Anzahl der Verteilerlisten an Ihre Bedürfnisse an.
Sie können bis zu drei Listen für Ihr Besprechungsprotokoll definieren.

Dazu öffnen Sie den Editor für 'Verteilerliste(n)'.

Wählen Sie diese Funktion

1) aus dem Hauptmenü

'Ansicht | Vorlagen bearbeiten | Vorlage Verteilerlisten...'




Nach Auswahl der Funktion 'Vorlage Verteilerlisten...' öffnet sich der 'Editor für Verteilerlisten.
Es wird sofort der Editor geöffnet. Nach Beendigung des Editors befinden Sie sich wieder im  Hauptbildschirm.

2) aus der Menü-Symbolleiste mittels Klick auf den kleinen Pfeil bei  'Protokoll erstellen' und wählen im Untermenü 'Formate bearbeiten'.



Der Weg zum Editor führt über das Fenster 'Protokollvorschau'.
Dies hat den Vorteil, dass Sie ohne Umwege im Anschluss der Änderungen der Vorlage auch gleich das Protokoll erstellen können, denn nach Beendigung des Editors befinden Sie sich im Fenster 'Protokollvorschau '.


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Vorlagenbearbeitung 'Protokollbeginn im Fenster 'Protokollvorschau'.

Es öffnet sich das Fenster 'Protokollvorschau'.
Klicken Sie auf den kleine Pfeil der Schaltfläche 'Formatvorlagen'.
Wählen Sie 'Vorlagen bearbeiten'.



Es wird Ihnen folgendes Fenster angezeigt.



Zu Beginn sehen Sie die Vorschau für den Protokollbeginn.
(für die Vorlagenbearbeitung 'Protokollpunkt' und 'Protokollende' stehen Ihnen separate Editoren zur Verfügung).
Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Vorlage Verteiler' (1) und wählen Sie eine Vorlage.

Vorlage 1 bis 5 sind im Programm vorgegebene Vorlagen, die Sie aber im sich öffnenden Editor verändern können.
Die Vorlagen 1 bis 5 sind die Standardformate der früheren Versionen von E-PROT.

Es öffnet sich der Editor für die Verteilerliste(n).

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Editor



Sie sehen die Vorlage für die 'Verteilerliste(n)'.
Sie haben zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten, um die Vorlage zu gestalten.
Z. B. Schriftart und -größe, Tabelle, Ausrichtung des Textes, Einfügen von Grafik usw.

Für die Generierung von dynamischen Inhalten (z. B. Name, Unternehmensname, Telefon, E-Mail usw.) verwenden Sie entsprechende Felder (Variablen) siehe unten.

Vorgehensweise

Klicken Sie in das Textfeld, wo die Liste erscheinen soll.
Dann klicken Sie auf die Schaltfläche 'Liste hinzufügen'.
Es wird eine Tabelle mit zwei leeren Reihen und zwei leeren Spalten erzeugt.
Die erste Zeile kann als Überschriftszeile verwendet werden. Siehe Grafik oben.
Sollten Sie keine Überschrift brauchen, dann löschen Sie eine Zeile.
Fügen Sie bei Bedarf weitere Spalten hinzu.
Setzen Sie den Cursor in die Spalte, in der Sie ein Feld (siehe unten) einfügen wollen. Z. B. Name. Es wird das Feld '%va_name%' eingefügt. Bei der Erstellung werden die Namen eingefügt, die Sie im Fenster 'Besprechungsdaten' zu den einzelnen Listen hinzugefügt haben.

Formatierung

Zusätzlich zu den Formatierungsmöglichkeiten, die Sie oben im Bildschirm zur Verfügung haben, können Sie weitere Änderungen vornehmen, um die Liste Ihren Wünschen anzupassen. Setzen Sie den Cursor in eine Liste, indem Sie in eine Zelle der entsprechenden Liste klicken.



Einträge untereinander

Die Daten werden zeilenweise angezeigt

Einträge nebeneinander

Wenn Sie z. b. nur die Namen als Feld benützen, dann werden die Daten nebeneinander in einer Zeile getrennt mit Beistrichen angezeigt. Dies ist aber nur mit einzeiligen Listen möglich.

Zwei Spalten

Die Daten werden 2spaltig generiert. Die Listenbreite darf dabei aber nicht die Seitenbreite übersteigen. Verkleinern Sie gegebenenfalls die Spaltenbreite.

1. Zeile ist Überschrift

Bei einer Liste mit zwei Zeilen als Vorlage können Sie die erste Zeile als Überschriftszeile markieren.

Überschrift umrahmen

Die Überschrift (erste Zeile) wird umrahmt

Liste umrahmen

Die Liste wird mit einem Rahmen versehen

Jede Zeile mit Rahmenlinie unten

Jede Zeile wird unten mit einer Linie versehen

Seitenumbruch nach Verteilerlisten einfügen

Die Verteilerliste(n) werden am Protokollbeginn nach den Besprechungsdaten automatisch eigefügt.
Dann werde die Protokollpunkte angezeigt. Sie können einen Seitenumbruch erzwingen Nach den Besprechungsdaten und der Verteilerliste(n) wird eine Seitenumbruch eingefügt, sodass die Protokollpunkte mit einer neuen Seite beginnen.

Felder für dynamischen Inhalt

Um dynamischen Inhalt in der Vorlage zu definieren, stehen Ihnen Felder (Variablen) zur Verfügung.
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil der Schaltfläche 'Felder'.
Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung, die an der aktuellen Cursorposition im Textfeld eingetragen werden.





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Felder

Angezeigt wird

Name

Name aus der Beteiligtenverwaltung

FirmaUnternehmensname aus der Beteiligtenverwaltung
AdresseAdresse aus der Beteiligtenverwaltung
TelefonnummerFestnetz-Telefonnummer aus der Beteiligtenverwaltung
Mobiltelefon Mobiltelefon-Nummer aus der Beteiligtenverwaltung
FaxFaxnummer aus der Beteiligtenverwaltung
E-MailE-Mail aus der Beteiligtenverwaltung
WebInternetadresse aus der Beteiligtenverwaltung
FunktionFunktion des Beteiligten aus der Beteiligtenverwaltung
SynonymSynonym des Beteiligten aus der Beteiligtenverwaltung
anwesendKennzeichnung, ob der Beteiligte an der aktuellen Besprechung teilgenommen hat. Soferne das Feld in der Vorlage eingefügt wurde.
Verteilerkennzeichen (x)Kennzeichnung, ob der Beteiligte in einer Verteilerliste aufscheinen soll. Soferne das Feld in der Vorlage eingefügt wurde.
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