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Protokoll erstellen (Projekt-Modus)

Hilfe > Erste Schritte > Protokoll erstellen

In der Protokollvorschau sehen Sie eine Druckvorschau des Protokolls.

Rufen Sie die Vorschau folgendermaßen auf:

1) Klicken Sie im Hauptmenü oben im Hauptbildschirm auf 'Ansicht | Protokoll erstellen | Alle markierten Protokollpunkte'.




oder
2) klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol 'Protokoll erstellen'.
Wahlweise auch Klick auf den Pfeil rechts und Auswahl 'Protokoll erstellen (markierte Protokollpunkte)'.



oder

3) drücken Sie die Funktionstaste F4 auf Ihrer Tastatur


Es öffnet sich das Fenster 'Besprechungsdaten'.
Geben Sie hier die relevantenBesprechungsdaten

   

und die Einträge für die Verteilerliste(n) ein.



Klicken Sie auf 'OK'.

Es öfnet sich ein Fenster, in dem Sie die Anzeige von Protokollpunkten steuern. Bitte beachten Sie, dass nur die markierten Protokollpunkte im Protokoll angezeigt werden.

Steuerung der Anzeige von Protokollpunkten in der Besprechungsprotokoll-Software

Sie haben 4 Optionen zur Auswahl:

1)
Alle Angekreuzte (Punkte) ALLER Phasen und deren Besprechungen anzeigen

Es werden alle markierten Protokollpunkte aus allen Phasen und den dazu gehörenden Besprechungen angezeigt.

2)
Alle Angekreuzte (Punkte) der GEWÄHLTEN Phase und der GEWÄHLTEN Besprechung im Protokoll anzeigen

Es werden alle markierten Protokollpunkte der gewählten Phase und der gewählten Besprechung angezeigt.
Die Phase ergibt sich aus der Protokollpunkt-Nummer.
Z. B.
Punkt "2.1" bedeutet
"2. Phase" (erste Stelle der Punktnummer) und "Besprechung Nummer 1".

3)
Alle Angekreuzte (Punkte) der GEWÄHLTEN Phase und ALLER &Besprechungen der GEWÄHLTEN Phase im Protokoll anzeigen

Es werden alle markierten Protokollpunkte der gewählten Phase und alle dazu gehörenden Besprechungen angezeigt.
Die Phase ergibt sich dabei aus der Protokollpunkt-Nummer.
Z. B.
Punkt "2.1" bedeutet
"2. Phase" (erste Stelle der Punktnummer)
und alle Besprechungen
"Besprechung Nummer 1" (=Punkt 2.1)
"Besprechung Nummer 2" (=Punkt 2.2)
"Besprechung Nummer 3" (=Punkt 2.3)

4)
Alle Protokollpunkte im Protokoll anzeigen
(als Zusatzmodul verfügbar)

Es werden alle Protokollpunkte im Besprechungsprotokoll angezeigt

Anschließend wird das Fenster Protokollvorschau geöffnet und die Erstellung des Protokolls beginnt.

Speichern

Speichern Sie anschließend das Protokoll im PDF-, DOC- oder RTF-Format .
Beim Schließen des Fensters werden Sie noch gefragt, ob Sie die Protokollnummer erhöhen möchten.
Wenn Sie 'Ja' klicken, so wird die Protokollnummer um 1 erhöht. Das Protokoll gilt damit als abgeschlossen.
Sie können aber nachträglich die Protokollnummer korrigieren im Hauptfenster im Menü 'Extras | Besprechungsdaten'.
Es öffnet sich das 'Besprechungsdaten'-Fenster. Dort können Sie die aktuelle Protokollnummer ändern.


Bei 'Nein' kehren Sie zum Hauptfenster zurück.

Nicht  speichern

Wenn Sie das Protokoll nicht speichern und das Fenster schließen, werden Sie darauf hingewiesen.
Sie haben dabei die Möglich zu schließen ohne zu speichern, oder durch Klick auf 'Abbrechen' im Fenster Protokollvorschau zu bleiben.

Formate bearbeiten

Klicken Sie 'Formatvorlagen' im Menü oben.
Es öffnen sich die Vorschauen für 'Protokollbeginn', 'Protokollpunkte' und Protokollende.
Durch Klick rechts auf die zur Verfügung stehenden Vorlagen im gewählten Protokollteil gelangen Sie zu den einzelnen Editoren.

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